Keine Lust, sich mit Baustellencontrolling herum zu schlagen?

Gastbeitrag von Dr. Christoph Crepaz

Baustellencontrolling im Sinne von werte-/datenbasierter Steuerung einer Baustelle gehört zu den Kernaufgaben eines Projektleiters und entsprechende Kenntnisse werden in den Stellenausschreibungen als Qualifikation angeführt. Lässt sich daraus schließen, dass erfahrene Projektleiter sich aktiv mit Controlling beschäftigen oder über umfassende Controllingkenntnisse verfügen? Ich würde dies eher verneinen. Warum?

Vorsichtig gesagt: Baustellencontrolling ist in der Praxis meist das zeitintensive Erstellen von Berichten für die kaufmännische Abteilung. Die Mitarbeiter auf der Baustelle identifizieren sich meist wenig mit diesen Berichten und tragen deshalb nur halbherzig dazu bei, wenn z.B. Leistungswerte (BAS) geliefert werden müssen. Läuft eine Baustelle nicht so wie gewünscht, dann gibt es zig Gründe dies an den Daten und Auswertungen vorbei zu rechtfertigen.

Dies liegt meist an den Möglichkeiten und Werkzeugen, die dafür in den Unternehmen bereitgestellt werden. Grundlage für das Controlling ist eine Arbeitskalkulation welche Leistungs- und Kostenvorgaben der Angebotskalkulation berücksichtigt, jedoch in Richtung Bauverfahren und Wirtschaftlichkeit weiter optimiert und auf den tatsächlichen Kosten aufbaut. Den sich daraus ergebenden und firmenspezifisch gegliederten Soll-Stunden und Soll-Kosten für den Herstellungsprozess werden die entsprechenden Ist-Werte gegenübergestellt. Die Auswertung erfolgt meist monatlich zum Anfang des Folgemonats. Naturgemäß sind, zumindest bei mittleren und kleinen Bauvorhaben, manche Arbeitsschritte wie Fundierungen bereits abgeschlossen, bevor die erste aussagekräftige Auswertung vorliegt. Andere Prozesse sind schon so weit eingeschliffen, dass man von größeren Eingriffen absieht. Häufig lassen sich Überschreitungen der Soll-Stunden nicht eindeutig zuordnen, wodurch es keine Möglichkeit für Verbesserungen gibt.

Die hier beschriebene gängige Praxis der Baustellennachkalkulation kann also im Sinne der Definition nicht wirklich als Controlling bezeichnet werden. Sollte man deshalb auf Controlling-Instrumente verzichten und die Baustelle quasi im Blindflug „steuern“? Ich denke, die Mitarbeiter auf der Baustelle, die täglich ihr Bestes geben, haben eine solide Planung und Steuerung der Prozesse verdient. Jedoch besteht deutliches Verbesserungspotential. Rückmeldungen von der Baustelle müssen schneller kommen und Herstellprozesse für eine Analyse besser aufgegliedert werden.

Gibt es alternative/ergänzende Betrachtungsmöglichkeiten als die bisher beschriebene einseitige Top-Down Sichtweise?

In der Softwareindustrie, die ähnlich wie der Bau mit komplexen und schwer bis ins Detail zu planenden Projekten konfrontiert ist, hat sich – inspiriert von Lean Production – Scrum als agile Methode des Projekt- und Produktmanagements etabliert. Teams arbeiten als kleine, selbstorganisierte Einheiten, bekommen von außen klare Zielvorgaben, und sind für die Umsetzung jedoch alleine zuständig. In Scrum-Projekten wird der langfristige Plan kontinuierlich verfeinert und nur für die jeweils nächsten Wochen detailliert. Dadurch wird die Projektplanung auf das Wesentliche fokussiert. Dieses Vorgehen erlaubt eine durchgehende Einschätzung des Fortschritts und ein flexibles Reagieren auf Probleme. Veränderungen in Geschwindigkeit oder Qualität können unmittelbar festgestellt werden.

Ein Umlegen von Scrum-Techniken auf die Baustelle bedeutet:

• Herunterbrechen des Herstellungsprozesses auf Abschnitte die so klein sind, dass sie gut planbar und vorhersehbar sind.
• Planung von Tagesetappen ein bis zwei Wochen im Voraus.
• Visualisierung der unmittelbar bevorstehenden Arbeitspakete.
• Regelmäßige Abstimmung der Teams mit Rückschau und Erkenntnissen aus dem Vortag, Besprechung der heute bevorstehenden Aufgaben und die gemeinsame Beseitigung von möglichen Behinderungen.

CONTAKT stellt eine Plattform bereit, in der an einem Gebäudedatenmodell (IFC) Takte für ein bis zwei Wochen vorausgeplant, und Teams zugeordnet werden können. In täglichen Besprechungen wird Rückschau gehalten, die Tageseinteilung besprochen und gemeinsam Hindernisse beseitigt. Das abschließende Commitment steht für die Absicht der Teams, ihre Verpflichtungen einzuhalten und dabei einander zu unterstützen. Alle Aufgaben sind visualisiert, die Tagesziele mit Zwischenschritten für die Teams sind in einer Smartphone-App übersichtlich dargestellt.

Schließlich – und jetzt sind wir wieder beim Controlling – liefert CONTAKT täglich Ist-Prozessdaten von der Baustelle. Teamgröße und Zusammensetzung können dadurch ebenso wie die täglichen Arbeitsplanungen/-vorgaben frühzeitig angepasst werden. Mit den vor Ort gewonnenen Daten lassen sich kalkulierte Werte zeitnah validieren bzw. aktualisieren, Prognosen erstellen und proaktive Maßnahmen setzen. Dieser Workflow führt zum praktikablen Lückenschluss zwischen einer Top-Down Arbeitsplanung einerseits, einer sich kontinuierlich verbessernden Feinplanung, und Bottom-Up Initiierung von Verbesserungsmaßnahmen andererseits. Ab diesem Moment wird das Potential von Baustellencontrolling erlebbar und es beginnt Spaß zu machen.

Verfasser: Dr. Christoph Crepaz, Bauprojektmanagement & Consulting bei www.crepaz.at